De aanvraag wordt door één van de buurtbewoners ingediend bij de dienst Verkeer en Mobiliteit, Markt 1, 9340 Lede. Het aanvraagformulier is hier te downloaden of kan men verkrijgen bij de dienst Verkeer en Mobiliteit. De persoon die de aanvraag indient wordt automatisch peter of meter van het project. De aanvraag moet uiterlijk binnen zijn twee maanden voor de aanvang van de desbetreffende vakantieperiode. Aanvragen die na deze datum ingediend worden kunnen niet meer behandeld worden. Voor de paasvakantie betekent dit dat de aanvraag ten laatste moet ingediend worden op 1 maart. Voor de zomervakantie moet de aanvraag ten laatste op 1 mei ingediend worden.